Ontdek hoe NXT Office hybride werken moeiteloos maakt: boek in seconden een werkplek of vergaderruimte, zie realtime bezetting op de plattegrond en vind moeiteloos de juiste plek. Sensoren en dashboards geven grip op gebruik, comfort en piekmomenten, terwijl integraties met Microsoft 365/Google en SSO naadloos aansluiten op wat je al gebruikt. Dankzij AVG-by-design krijg je privacyvriendelijke inzichten die no-shows verminderen, de benutting verhogen en energie- en schoonmaakkosten omlaag brengen-met snelle, meetbare resultaten.
Wat is Nxt office
NXT Office is een slim werkplekplatform dat je helpt om hybride werken soepel te organiseren. In één omgeving combineer je het reserveren van bureaus en vergaderruimtes met realtime bezettingsinzichten, zodat je altijd weet waar er plek is en hoe druk het wordt. Via een app of webpagina boek je snel een werkplek, zie je collega’s die ook aanwezig zijn en navigeer je met een interactieve plattegrond en wayfinding (interne navigatie) naar de juiste ruimte. Onder de motorkap gebruikt NXT Office sensoren voor bezetting en klimaat, zodat je betrouwbare data krijgt over gebruik, comfort en piekmomenten. Die inzichten vertaal je naar betere beslissingen: minder no-shows, minder leegstand, gerichte schoonmaak en onderhoud, en een werkplekstrategie die echt past bij je team.
Het platform sluit naadloos aan op tools die je al gebruikt, zoals agenda’s en chat, en ondersteunt SSO voor vlot en veilig inloggen. Privacy is standaard geregeld volgens de AVG met dataminimalisatie en heldere bewaartermijnen, zodat je alleen meet wat nodig is. Voor facilitair, HR en IT betekent dit minder losse systemen en meer regie; voor jou als medewerker betekent het frictieloos je dag plannen, een fijne plek vinden en zonder omwegen aan de slag. Kort gezegd: NXT Office brengt mensen, plekken en data bij elkaar om je kantoor slimmer, efficiënter en prettiger te maken.
Kern en waardepropositie
NXT Office brengt drie dingen samen die je dagelijks merkt: frictieloos plannen, slim ruimtegebruik en betrouwbare data om te verbeteren. Je boekt in seconden een bureau of ruimte, ziet waar collega’s zitten en vindt zonder gedoe een plek die past bij je werk. Onder water zorgen sensoren en koppelingen met je agenda voor actuele bezettingsinformatie, zodat je no-shows vermindert, pieken spreidt en minder vierkante meters nodig hebt.
Voor je organisatie levert dat directe besparingen op schoonmaak, energie en vastgoed op, terwijl je medewerkerservaring aantoonbaar stijgt. Dankzij integraties met Microsoft 365 en Google en veilig inloggen via SSO (single sign-on) sluit alles aan op wat je al gebruikt. Met AVG-proof dataminimalisatie krijg je precies genoeg inzicht om beslissingen te nemen, zonder onnodige persoonsgegevens te verzamelen.
Voor wie en wanneer het zinvol is
NXT Office is zinvol zodra je hybride werkt, flexplekken inzet of meerdere locaties beheert en je merkt dat plannen en bezetting niet vanzelf lopen. Het helpt je wanneer je piekdrukte en lege zones tegelijk ziet, no-shows in vergaderruimtes wilt verminderen en je onvoldoende inzicht hebt in gebruik en comfort. Sta je voor een verhuizing, herinrichting of het terugbrengen van vierkante meters, dan geeft het platform je data om sneller en met minder risico te beslissen.
Het past bij scale-ups die groeien, bij middelgrote organisaties die grip willen op facilitaire kosten en bij corporates die één uniforme manier van boeken en rapporteren zoeken. Ook als IT, HR en facilitair samen werken aan een betere medewerkerservaring is het een logische keuze.
[TIP] Tip: Gebruik nxt office om snel beschikbare werkplekken en vergaderruimtes te vinden.
Functionaliteiten die het verschil maken
De kracht van Nxt Office zit in een paar doordachte functies die hybride werken moeiteloos en meetbaar maken. Dit zijn de pijlers die het verschil maken.
- Ruimtereservering en bezettingsinzichten: boek in seconden bureaus, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en lockers; zie live beschikbaarheid op een interactieve plattegrond met wayfinding; realtime bezettingsdata via sensoren en QR/badge/telefoon-check-ins voorkomen no-shows en onnodige leegstand; volg collega’s, stel favorieten in en kies stilte- of projectzones; dashboards met heatmaps en trends tonen piekmomenten, benutting per verdieping en comfortwaarden (zoals CO2 en temperatuur) voor betere planning en energiebesparing.
- Integraties met je bestaande tools: naadloze koppelingen met agenda’s (bijv. Outlook/Google), samenwerk- en chattools, identity/SSO, gebouwsensoren en BMS, toegangscontrole, parkeren en bezoekersbeheer; open API voor maatwerk; beschikbaar via web, mobiele app en kiosken met digitale signage en wayfinding.
- Privacy en beveiliging volgens AVG: dataminimalisatie en rolgebaseerde toegang, versleuteling in transit en at rest, EU-dataverwerking, configureerbare bewaartermijnen en auditlogs; rapportages met geanonimiseerde of gepseudonimiseerde data, duidelijke consent-opties (zoals opt-in voor aanwezigheidsdeling) en ondersteuning van rechten van betrokkenen.
Resultaat: minder no-shows en leegstand, betere benutting en een frictieloze werkdag. Je blijft volledig compliant én sluit aan op je bestaande IT-landschap.
Ruimtereservering en bezettingsinzichten
Met NXT Office regel je ruimtereserveringen in seconden en krijg je tegelijk helder zicht op de bezetting. Je boekt direct vanuit je agenda of via de app, kiest de juiste capaciteit en voorzieningen, en ziet op de plattegrond welke ruimtes nu vrij zijn of straks vrijkomen. Check-ins met QR of badge zorgen dat reserveringen die niet worden gebruikt automatisch worden vrijgegeven, waardoor no-shows (niet-opkomen) dalen en je meer uit je ruimtes haalt.
Bezettingssensoren (bewegings- of bureausensoren) en kalenderdata voeden dashboards met live status, heatmaps en trends per dag, verdieping of gebouw. Zo ontdek je piekmomenten, structurele leegstand en knelpunten in vergadercapaciteit. Op basis van deze inzichten kun je regels finetunen, schoonmaak en catering slimmer plannen en zelfs met voorspellende suggesties reserveren, allemaal AVG-proof en privacyvriendelijk geanonimiseerd.
Integraties met je bestaande tools
NXT Office sluit aan op de tools die je al elke dag gebruikt, zodat je niet hoeft te wisselen van systeem. Je boekt direct vanuit Outlook of Google Calendar, met automatische synchronisatie van tijden, genodigden en ruimte-eisen. Met koppelingen naar Microsoft Teams en Slack krijg je reminders, kun je reserveringen delen en navigeer je via deeplinks naar de juiste ruimte of plattegrond. Identity- en toegangsbeheer loopt via SSO met Azure AD, Google of Okta, inclusief automatische gebruikers- en groepsprovisioning.
Data koppel je eenvoudig aan Power BI of je datalake via API’s en webhooks, zodat bezettings- en gebruiksgegevens je bestaande rapportages verrijken. Integraties met servicedesks zoals ServiceNow of Jira maken meldingen en facilitaire workflows naadloos, terwijl koppelingen met sensoren en toegangssystemen de actuele status van ruimtes en bureaus betrouwbaar houden. Zo blijft NXT Office de schil over je huidige landschap, niet nóg een eiland erbij.
Privacy en beveiliging volgens AVG
NXT Office is gebouwd volgens privacy by design, zodat je met een gerust gevoel kunt boeken en sturen op data. Je verzamelt alleen wat nodig is (dataminimalisatie), met duidelijke doelbinding en bewaartermijnen die je zelf instelt. Persoonsgegevens worden versleuteld onderweg en opgeslagen, en je beheert toegang met rollen, SSO en bij voorkeur MFA. Dashboards werken met geanonimiseerde of geaggregeerde inzichten, terwijl collega-zichtbaarheid optioneel is en je altijd je eigen voorkeuren kunt aanpassen.
Alle gebeurtenissen gaan in een auditlog voor transparantie en onderzoek. Je sluit eenvoudig een verwerkersovereenkomst, bewaart data in de EU en krijgt tooling voor een DPIA waar nodig. Zo combineer je bruikbare bezettingsdata met sterke beveiliging en respect voor je privacy.
[TIP] Tip: Schakel realtime bezettingsdata in; optimaliseer schoonmaak, planning en ruimtegebruik.
Implementatie: van pilot naar uitrol
Van gerichte pilot naar organisatiebrede uitrol: zo implementeer je Nxt Office zonder ruis. Met een helder stappenplan, strak change management en duidelijke KPI’s borg je snelheid én kwaliteit.
- Stappenplan in vijf fasen: 1) Intake en doelen: definieer scope en succescriteria (adoptiepercentage, no-show reductie, time-to-desk, tevredenheid) en leg een nulmeting vast; 2) Pilotontwerp en techniek: kies een representatieve locatie/doelgroep, richt SSO- en agenda-integraties in, laad plattegronden en regels (auto-release, check-in) en plaats sensoren waar nodig; 3) Go-live en begeleiding: lanceer met heldere communicatie, in-app tips en duidelijke supportflows; 4) Evaluatie na 4-6 weken: analyseer gebruik en feedback, optimaliseer instellingen en naamgevingsconventies; 5) Uitrol en borging: schaal gefaseerd per verdieping/site met herbruikbare templates (ruimtes, voorzieningen, meldingen) en leg governance vast (rollen voor ruimtebeheer, rapportages en privacy).
- Adoptie en change management: betrek key stakeholders en benoem een sponsor en champions; communiceer de why/benefits, ondersteun met korte microlearnings en floorwalking; lever contextuele nudges via agenda en in-app; verzamel continu feedback (surveys, supporttickets) en sluit de loop met snelle verbeteringen; train beheerders op processen en escalaties zodat de nieuwe manier van werken geborgd wordt.
- Meten wat ertoe doet: KPI’s en dashboards die sturen op waarde, zoals adoptie, no-shows, time-to-desk, bezettingsgraad per type ruimte, ghost meetings en tevredenheid (CSAT/NPS); real-time en trendrapportages met segmentatie per locatie/afdeling/cohort; A/B-tests op regels (bijv. auto-release vensters, check-in grace); datakwaliteitschecks (sensor vs. boeking), alerts en SLA’s; privacy-by-design conform AVG (minimale logging, bewaartermijnen, pseudonimisering) en export naar je BI-omgeving via API.
Met deze aanpak verklein je risico’s en versnel je de waardecreatie. Zo groeit Nxt Office binnen weken uit tot een bewezen oplossing die je gecontroleerd en herhaalbaar kunt schalen.
Stappenplan in vijf fasen
Je pakt NXT Office aan in vijf heldere fasen. Eerst bepaal je doelen en scope: welke locaties, welke gebruikers en welke KPI’s zoals adoptie, no-show reductie en tijd om een plek te vinden. Dan ontwerp en configureer je: plattegronden, ruimteprofielen en regels (check-in, auto-release), plus integraties met SSO en je agenda’s. In de pilot test je met een representatieve groep, geef je korte instructies en haal je feedback op.
Vervolgens optimaliseer je op basis van dashboards: naming, notificaties, schoonmaak- en cateringtriggers en privacy-instellingen, inclusief een DPIA (privacy-impactanalyse) waar nodig. Tot slot rol je gefaseerd uit met herbruikbare templates, training en een duidelijk supportmodel met key users, terwijl je governance en rapportage borgt en continu blijft meten en bijsturen.
Adoptie en change management
Adoptie van NXT Office lukt als je het combineert met duidelijke voordelen, simpele regels en zichtbaar leiderschap. Start met een helder verhaal: waarom veranderen, wat levert het jou op, en wat verwacht je van iedereen. Breng sleutelfiguren samen uit HR, IT en facilitair, kies ambassadeurs (champions) per team en geef korte, taakgerichte training met in-app tips. Maak boeken de makkelijke keuze met slimme defaults, en gebruik kleine duwtjes (nudges) zoals reminders bij no-shows.
Leg spelregels vast over check-ins, privacy en ruimtegebruik en wees transparant over data. Richt laagdrempelige support in, verzamel feedback via surveys en tickets en verbeter iteratief. Meet adoptie, tevredenheid en no-show reductie per locatie, deel quick wins en successen en bekrachtig gewenst gedrag met voorbeelden en waardering.
Meten wat ertoe doet: KPI’s en dashboards
Met NXT Office stuur je op een compacte set KPI’s die direct iets zeggen over gebruik, comfort en kosten. Je volgt bezettingsgraad en benutting per type ruimte, no-show percentage, check-in naleving, tijd om een plek te vinden en de verhouding tussen vraag en capaciteit op piekmomenten. Dashboards tonen live status, heatmaps en trendlijnen per locatie, verdieping en team, inclusief comfortindicatoren zoals CO2 en temperatuur, zodat je snel kunt bijsturen op schoonmaak, planning en energie.
Je ziet adoptie en actieve gebruikers, herhaalboekingen en tevredenheid, en koppelt inzichten aan doelen zoals minder m2 per FTE en lagere kosten per werkplek. Datakwaliteit bewaak je met validaties en duidelijke definities, terwijl je rapportages geaggregeerd en privacyvriendelijk blijven.
[TIP] Tip: Definieer go/no-go criteria en start gefaseerde uitrol binnen nxt office.
Use cases, kosten en ROI
NXT Office bewijst z’n waarde in allerlei situaties: je wilt no-shows terugdringen bij vergaderruimtes, flexplekken eerlijk verdelen over teams, campusbezoek stroomlijnen met wayfinding en bezoekersregistratie, of schoonmaak en energie sturen op werkelijk gebruik. Bij herinrichting of krimp helpt het je met harde bezettingsdata om m2 te reduceren zonder comfortverlies en pieken slim te spreiden. Kosten bestaan meestal uit een licentie (per gebruiker, ruimte of locatie), sensoren waar nodig, en eenmalige implementatie voor plattegronden, integraties en onboarding. De ROI (rendement) komt uit meerdere bronnen: minder no-shows levert direct extra capaciteit op, hogere benutting voorkomt dure uitbreidingen, en datagedreven schoonmaak en energie verlagen operationele kosten.
Denk aan 20-40% no-show reductie, 10-20% betere benutting en 5-15% energiebesparing als haalbare bandbreedtes, afhankelijk van startpunt en discipline. Tel daar tijdwinst bij op doordat je sneller een plek vindt en minder rondloopt, plus een hogere tevredenheid die verzuim en verloop kan drukken. Rekenvoorbeeld: bij 500 medewerkers bespaart 10% minder m2 en 25% minder no-shows al snel een veelvoud van de jaarlijkse licentie. Zo maak je je kantoor merkbaar efficiënter én prettiger, terwijl de investering zich snel terugbetaalt.
Snelle wins voor hybride werken
Met NXT Office boek je in de eerste weken al tastbare resultaten zonder groot project. Zet auto-release (automatisch vrijgeven) en korte check-ins aan, en je ziet no-shows snel dalen terwijl bezette maar lege ruimtes weer beschikbaar komen. Maak boeken vanuit Outlook of Google de standaard en gebruik slimme defaults zoals duur, voorzieningen en buffertijden, zodat je minder dubbelingen en chaos hebt.
Toon op de plattegrond wie wanneer komt, laat favorieten en teams zichtbaar zijn en stuur met zachte reminders om piekdagen te spreiden. Dashboards maken meteen duidelijk welke ruimtes structureel te groot of te klein zijn, zodat je met een paar aanpassingen planning, schoonmaak en energie op écht gebruik afstemt. Zo pak je zonder frictie direct meer capaciteit en betere werkplekervaring.
Kostenstructuur en licentiemodellen
Onderstaande vergelijking laat zien hoe de kostenstructuur en licentiemodellen voor Nxt Office (werkplek- en ruimtereservering) doorgaans zijn opgebouwd, zodat je snel kunt bepalen welk model het best past bij je organisatie en begroting.
| Licentiemodel | Wat is inbegrepen | Typische kostencomponenten | Wanneer geschikt |
|---|---|---|---|
| Per gebruiker (seat-based) | Toegang per named/actieve gebruiker; reserveren van ruimtes/desk; web- en mobiele app; basisrapportages. | Maandprijs per actieve gebruiker; staffelkortingen; onboarding/training; optionele add-ons (SSO/SCIM, API, geavanceerde rapportage); support/SLA. | Hybride kenniswerkers; als adoptie per gebruiker wordt gemeten; geschikt bij goed voorspelbaar aantal actieve users. |
| Per ruimte/desk (asset/capacity-based) | Onbeperkte gebruikers; licentie per boekbare asset (vergaderruimte, werkplek, parkeerplek); bezettings- en capaciteitsinzichten. | Maandprijs per asset; implementatie per locatie; optionele hardware/sensoren en signage; integratiekosten (bijv. met Outlook/Google/HRIS). | Organisaties met veel flexgebruikers of bezoekers; wanneer kosten aan capaciteit i.p.v. users gekoppeld moeten worden. |
| Per locatie (site-licentie) | Vaste prijs per site; vaak onbeperkte users en assets binnen fair use; standaardintegraties; basis-SLA. | Vaste maandprijs per locatie; eventuele prijsniveaus op m² of headcount; implementatie en change management per site; SLA-upgrades. | Middelgrote/grote organisaties met voorspelbaar gebruik per vestiging; eenvoudig budgetteren per site. |
| Enterprise (op maat/bundel) | Uitgebreide integraties (SSO, SCIM, API), aangepaste dataretentie, dedicated support en security/AVG-afspraken (DPA), sandbox/tenant-opties. | Jaarcontract met volumekorting; eenmalige professional services; premium SLA; security/compliance assessments; eventuele API-overages. | Multi-site of internationale uitrol; strenge compliance-eisen; behoefte aan maatwerkrapportages en governance. |
Kort samengevat: kies het model dat het best schaalt met je gebruik (users, assets of sites) en bereken TCO inclusief implementatie, integraties en optionele hardware; jaarcontracten en bundels leveren vaak de beste prijszekerheid op.
De kosten van NXT Office bestaan uit een licentie voor het platform, optionele modules en slimme hardware waar je die nodig hebt. Licenties worden meestal afgerekend per gebruiker, ruimte of locatie en kennen bundels voor basisfuncties (boeken en plattegrond) en uitbreidingen zoals bezoekers, parkeren, lockers, sensoren en rapportages. Je betaalt eenmalig voor implementatie: digitaliseren van plattegronden, inrichting van regels en integraties, en korte training voor beheerders.
Sensoren en gateways zijn apart geprijsd, inclusief installatie en onderhoud, terwijl hosting, updates en support in je licentie zitten. Vaak krijg je staffelkorting bij grotere aantallen en gunstigere tarieven bij een meerjarig contract of een pilot die je kunt opschalen. Houd rekening met interne kosten zoals change en communicatie; die bepalen samen met licenties en hardware je totale maandlasten.
Voorbeelden van ROI in drie scenario’s
Stel, je wilt vooral vergaderruimte-frictie oplossen: door auto-release en check-ins verlaag je no-shows met 25-35%, waardoor je zonder extra zalen 15-25% meer vergadertijd beschikbaar krijgt en dure uitwijk naar externe locaties verdwijnt. Werk je met veel flexplekken, dan levert beter inzicht in pieken en leegstand vaak 10-20% hogere benutting op; combineer je dat met het schrappen van overbodige meters, dan bespaar je structureel op huur, energie en schoonmaak, vaak goed voor 8-12% lagere facilitaire kosten per jaar.
Heb je meerdere sites, dan zorgt datagedreven planning voor slimmere schoonmaak en HVAC-aansturing; met sensorgestuurde frequenties en bezettingsprofielen zijn 5-15% energiebesparing en minder overuren haalbaar. Tel daar tijdwinst bij op doordat je sneller een plek vindt, en je investering verdient zich meestal binnen 6-12 maanden terug.
Veelgestelde vragen over nxt office
Wat is het belangrijkste om te weten over nxt office?
Nxt office is een platform voor slim hybride werken: ruimtereservering, bezettingsinzichten en integraties in één. Het helpt HR, facility en IT om werkplekken te optimaliseren, kosten te verlagen en ervaring te verbeteren, AVG-proof.
Hoe begin je het beste met nxt office?
Start met een pilotlocatie: definieer doelen en KPI’s, inventariseer integraties (kalenders, SSO, sensoren), zet privacy-instellingen op, train key users en communicatie, en plan gefaseerde uitrol met dashboards om adoptie en bezetting te monitoren.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij nxt office?
Veelgemaakte fouten: te snel uitrollen zonder change management, onvoldoende communicatie over voordelen, geen datakwaliteit of baseline meten, privacy niet borgen, integraties overslaan, verkeerde KPI’s kiezen, en governance vergeten voor ruimtebeleid, servicelevels en continue optimalisatie.
